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※レオテクノロジーズ合同会社および獅子丸DXは、F-RevoCRMの販売元・開発元ではありません。F-RevoCRMの導入を検討される企業向けに、インストール、初期設定、運用設計などの技術支援を行う立場です。
企業の業務効率化やDXを進めるうえで、近年あらためて注目されているのが「オープンソースソフトウェア」です。
業務システムというと、高額なパッケージソフトや月額制のクラウドサービスを思い浮かべる方も多いかもしれません。
もちろん、そうしたサービスにも多くのメリットがあります。
一方で、自社の業務に合わせて柔軟に使いたい、必要な機能から小さく始めたい、将来的にはカスタマイズや連携も視野に入れたいという企業にとって、オープンソースソフトウェアは有力な選択肢になります。
このシリーズでは、国内外で活用されている優れたオープンソース系ツールを1つずつ取り上げ、どのような業務に役立つのか、導入時に何を考えるべきかを分かりやすく紹介していきます。
第1回は、顧客管理・営業管理・問い合わせ管理などに活用できる「F-RevoCRM」です。
オープンソースとは、ソフトウェアの設計図にあたるソースコードが公開されており、一定のライセンス条件のもとで利用・改良・配布できるソフトウェアのことです。
一般的な市販ソフトやクラウドサービスでは、利用者が中身のプログラムを自由に変更することはできません。提供会社が用意した機能や設定範囲の中で利用する形になります。
一方、オープンソースソフトウェアは、ソースコードが公開されているため、技術的な知識があれば、自社の業務に合わせて調整したり、必要な機能を追加したり、他のシステムと連携させたりすることができます。
つまり、オープンソースは「無料で使えるソフト」というだけではありません。
本質的には、ソフトウェアを自社の業務に合わせて活用しやすい仕組みです。
ただし、オープンソースは導入すればすぐに何でも自動で整うものではありません。サーバー環境の準備、初期設定、セキュリティ対策、バックアップ、運用ルールの整備、バージョンアップ対応などが必要になります。
そのため、企業で活用する場合は、ソフトウェアそのものの選定だけでなく、導入後に安定して運用できる体制を整えることが重要です。
F-RevoCRMは、顧客管理、営業支援、マーケティング、問い合わせ管理、販売管理、サポート管理、プロジェクト管理など、顧客接点に関わる情報を一元管理するためのCRMシステムです。
CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では顧客関係管理と呼ばれます。
簡単に言えば、顧客情報、商談状況、問い合わせ履歴、見積情報、対応履歴などを整理し、社内で共有しやすくするための仕組みです。
企業活動では、顧客に関する情報がさまざまな場所に分散しがちです。
営業担当者のExcel。
個人のメールボックス。
紙のメモ。
電話対応の記録。
サポート部門だけが持っている問い合わせ履歴。
経理部門だけが把握している契約情報。
このように情報が分散していると、担当者が不在のときに状況が分からない、過去の対応履歴が見つからない、営業の進捗が見えない、問い合わせ対応が属人化するといった問題が起こりやすくなります。
F-RevoCRMは、こうした顧客接点の情報をまとめて管理し、営業活動や顧客対応を効率化するためのシステムです。
F-RevoCRMでは、顧客管理を中心に、営業やサポートに関するさまざまな情報を管理できます。
たとえば、見込み客の情報、顧客企業の情報、担当者情報、商談の進捗、活動履歴、問い合わせ内容、見積書、タスク、案件、キャンペーン、サポート対応、プロジェクト情報などを扱うことができます。
これらを個別のExcelやメールで管理するのではなく、1つのシステム上で管理することで、社内の情報共有がしやすくなります。
営業担当者にとっては、今どの顧客に何を提案しているのか、次にどの対応が必要なのかを確認しやすくなります。
管理者にとっては、案件数、商談状況、対応漏れ、営業活動の進捗などを把握しやすくなります。
サポート部門にとっては、過去の問い合わせ履歴や対応状況を確認しながら、顧客対応を進めやすくなります。
多くの中小企業では、顧客情報や案件情報をExcelで管理しているケースがあります。
Excelは使いやすく、導入コストも低いため、初期段階では非常に便利です。
しかし、顧客数や案件数が増えてくると、次のような問題が出やすくなります。
このような状態が続くと、顧客情報はあるのに活用できない、営業活動が個人任せになる、対応漏れが起こるといった課題につながります。
F-RevoCRMのようなCRMを導入することで、顧客情報を社内で共有し、営業やサポートの状況を見える化しやすくなります。
CRMには多くの種類があります。
有名なクラウド型CRMもあれば、業種特化型の営業支援システムもあります。
クラウド型CRMは、契約後すぐに使いやすく、保守やインフラ管理をサービス提供会社に任せられる点がメリットです。
一方で、毎月の利用料が発生する、利用人数が増えると費用が上がる、標準機能に業務を合わせる必要がある、細かなカスタマイズに制限があるといった側面もあります。
F-RevoCRMは、オープンソースの特性を持つCRMであり、業務に合わせた調整やカスタマイズを検討しやすい点が特徴です。
たとえば、自社独自の項目を追加したい、営業フローに合わせて画面を調整したい、既存の業務システムと連携したい、社内サーバーやクラウド環境に構築したいといった場合に、柔軟な設計がしやすくなります。
もちろん、自由度が高い分、導入時には設計が必要です。
何を管理したいのか。
誰が入力するのか。
どの情報を共有するのか。
どの部署が利用するのか。
どこまでカスタマイズするのか。
どのようにバックアップするのか。
こうした点を整理してから導入することで、現場で使いやすいCRMに近づけることができます。
F-RevoCRMは、特に顧客情報や営業活動を整理したい企業に向いています。
たとえば、法人営業を行っている企業では、見込み客、商談、提案履歴、見積状況、契約状況を管理できます。
問い合わせ対応が多い企業では、顧客からの質問やサポート履歴を管理し、対応漏れや二重対応を減らすことができます。
継続取引が多い企業では、過去の対応履歴や契約情報を蓄積することで、担当者が変わっても顧客対応を引き継ぎやすくなります。
また、営業部門、サポート部門、管理部門で情報が分断されている企業では、部門をまたいだ顧客情報の共有基盤としても活用できます。
単なる名刺管理ではなく、顧客との関係を継続的に管理するための仕組みとして活用できる点が、CRMの大きな価値です。
CRM導入で失敗しやすい原因のひとつが、システムを入れること自体が目的になってしまうことです。
どれだけ高機能なCRMを導入しても、現場が入力しなければ情報は蓄積されません。
入力項目が多すぎる。
画面が分かりにくい。
入力する意味が現場に伝わっていない。
管理者だけが見たい項目になっている。
登録後に何の改善にも使われていない。
このような状態になると、CRMは使われなくなり、結局Excelや個人管理に戻ってしまいます。
F-RevoCRMを活用する場合も、最初からすべての機能を使おうとするのではなく、まずは顧客情報、商談管理、活動履歴、問い合わせ管理など、業務上の優先度が高い部分から始める方が現実的です。
小さく始めて、運用しながら改善していく。
この進め方が、CRM定着には重要です。
オープンソースソフトウェアは、柔軟性が高い一方で、導入や運用には一定の技術的な判断が必要です。
F-RevoCRMも、サーバー環境の準備、インストール、初期設定、ユーザー管理、権限設定、バックアップ、セキュリティ対策、バージョンアップ、必要に応じたカスタマイズなどを考える必要があります。
特に業務で利用するCRMは、顧客情報を扱う重要なシステムです。
そのため、単にインストールするだけではなく、どの情報を管理するのか、誰がアクセスできるのか、どのようにバックアップするのか、障害時にどのように復旧するのかまで含めて検討する必要があります。
OSSは「無料で入れられるから簡単」というものではありません。
むしろ、自由度があるからこそ、最初の設計と運用ルールが重要になります。
獅子丸DXでは、F-RevoCRMのようなOSSを業務に活用したい企業向けに、インストールや初期設定、運用支援を行います。なお、当社はF-RevoCRMの販売元・開発元ではなく、導入を検討される企業を技術面から支援する立場です。
OSSに興味はあるが、自社でサーバー構築やインストールを行うのは不安。
どのツールを選べばよいか分からない。
導入後のバックアップや保守まで考えたい。
社内業務に合わせた使い方を相談したい。
このような企業に対して、必要なOSSを選定し、導入し、実際に業務で使える状態に近づける支援を行います。
F-RevoCRMの場合は、顧客管理や営業管理を始めたい企業にとって、OSS活用の第一歩として検討しやすいツールです。
F-RevoCRMは、顧客情報、営業活動、問い合わせ対応、見積、案件、サポート履歴などを一元管理できるCRMシステムです。
Excelや個人管理に頼っている状態から、社内で情報を共有し、営業や顧客対応を見える化したい企業に向いています。
また、オープンソースの特性を活かし、自社の業務に合わせた調整やカスタマイズを検討しやすい点も特徴です。
ただし、CRMは導入するだけで成果が出るものではありません。
管理する情報を整理し、入力ルールを決め、現場が使いやすい形に整え、継続的に改善していくことで、はじめて業務改善につながります。
獅子丸DXでは、F-RevoCRMをはじめとしたOSSの導入支援を通じて、企業の業務効率化、情報共有、DX推進をサポートします。
高額なシステムをいきなり導入する前に、まずはOSSを活用した現実的な業務改善から始めてみたい方は、ぜひ一度ご相談ください。